D’un point de vue opérationnel, la transmission sous format électronique des formalités déclaratives (listées sur la page « Présentation du guichet unique portuaire ») doit pouvoir se faire selon deux modalités :

  • la saisie des données via des écrans de saisie dédiés aux différents formulaires dans les systèmes d’information portuaires ;
  • l’import de fichiers renseignés manuellement par les déclarants ou générés puis transmis automatiquement par les systèmes d’information des armateurs vers les systèmes d’information portuaires.

Les moyens techniques correspondant à ces deux modalités sont progressivement mis en place pour chaque formalité déclarative et pour chaque système d’information portuaire.

Saisie des données via les écrans des SI portuaires

Lorsque des formalités déclaratives sont exigées de la part des déclarants (en accord avec le tableau de synthèse dans la page « Présentation du guichet unique »), des écrans de saisie sont proposés dans tous les systèmes d’information portuaires.

Il est possible que des systèmes d’information portuaires proposent des écrans de saisie pour des formalités déclaratives qui ne sont pas exigées dans le GUP par le Ministère.
Dans ce cas, les déclarants ont la liberté d’utiliser tout ou partie des écrans disponibles dans les SI portuaires, sous réserve du respect des obligations déclaratives (détaillées sur la page « Présentation du guichet unique »).

Import de fichiers dans les SI portuaires

Import de fichiers CSV :
Il s’agit de fichiers constitués par les déclarants et importés manuellement dans les SI portuaires.

Les listes de l’équipage (FAL5) et listes des passagers (FAL6) peuvent être constituées sous forme de fichiers tableur (format CSV) directement intégrables dans les SIP.

Les formats de fichier correspondant sont les suivants :

Pour des raisons réglementaires, l’import de ces deux types de fichiers dans les SI portuaires n’est pas possible actuellement (la procédure d’obtention de l’autorisation de traitement de données à caractère personnel est en cours auprès de la CNIL).

Import de fichier XML :
Il s’agit de fichiers générés par des systèmes d’information et transmis puis intégrés automatiquement dans les SI portuaires.

Toutes les formalités déclaratives peuvent potentiellement être transmises de cette façon.

Deux types de systèmes d’information sont capables de générer ces fichiers XML :

  • Le module embarqué, qui permet d’assurer la saisie à bord des navires des formalités déclaratives et leur transmission directe vers les systèmes d’information portuaire. Au 1er septembre 2015, le module embarqué est disponible sous forme de prototype, uniquement en connexion avec le port de Marseille.
  • Les systèmes d’information des armateurs, dont l’interfaçage avec les SI portuaires sera mis en œuvre ultérieurement. En effet, compte tenu de l’absence d’un format de messages harmonisé au niveau européen (permettant à un système d’information de déclarant de communiquer de la même manière avec tous les ports européens), les interfaces entre systèmes d’information ne sont, à ce jour, pas complètement opérationnelles.
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